Règlements généraux

 

CHAPITRE I

Dispositions générales

  1. Interprétation

Les règlements doivent être interprétés libéralement de façon à permettre une administration saine et efficace de l’association.

  1. Buts

Objets pour lesquels la corporation est constituée sont les suivants:

2.1- Regrouper en association les pêcheurs du Grand lac Saint-François.

2.2- Maintenir et développer la pêche sportive au Grand lac Saint-François.

2.3- Maintenir, augmenter et protéger la ressource.

2.4- Organiser des activités éducatives et récréatives.

2.5- Favoriser la protection de l’environnement.

  1. Règlements

Le bureau de direction peut modifier les présents règlements ou en adopter de nouveaux.

Toute modification à tout règlement de l’association doit être adoptée par le bureau de direction et ratifiée par les membres réunis en assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin ou au plus tard à l’assemblée générale annuelle suivante, telles assemblées devant être convoquées conformément aux présents règlements.

CHAPITRE II

Membres

  1. Catégories

Il y a une (1) catégorie de membres : les membres réguliers.

  1. Membre régulier

Toute personne intéressée à promouvoir les objets de l’association, autre que tout groupement, peut devenir membre actif en payant la cotisation fixée.

  1. Cotisation et carte de membre

Le bureau de direction suggère le montant de la cotisation annuelle payable par chaque membre actif.

Cette recommandation est approuvée lors d’une assemblée générale.

La cotisation est exigible au début de chaque année financière qui est le 1er janvier de chaque année.

La carte de membre d’une année est valide jusqu’à l’assemblée générale de l’année suivante (maximum le 30 avril).

CHAPITRE III

Siège

  1. Lieu du siège social

Le siège de l’association est situé à l’adresse suivante :

Association des pêcheurs du Grand Lac St-François Inc.

445 route 108 St-Évariste G0M 1S0

  1. Changement d’adresse

La corporation peut, dans les limites du lieu indiqué dans son acte constitutif, changer l’adresse de son siège social, par résolution de son bureau de direction et en donnant avis de ce changement à l’Inspecteur général des institutions financières.

CHAPITRE IV

Administrateurs

  1. Nombre d’administrateurs

Un bureau de direction composé de neuf (9) administrateurs gère la corporation.

  1. Éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible comme administrateur.

  1. Devoir des administrateurs

Le bureau de direction est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation de l’objet que poursuit la corporation conformément aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie (sous réserve de l’approbation par l’assemblée générale) et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser l’objet de la corporation.

Il prend les décisions concernant l’engagement d’employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.

Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée générale annuelle.

  1. Durée du mandat

Les membres élisent les administrateurs lors de l’assemblée annuelle. Ils sont élus pour deux (2) ans.

Les membres élisent quatre (4) administrateurs aux années paires, et les cinq (5) autres aux années impaires.

À moins qu’ils ne refusent, les administrateurs sortant restent en fonction, le cas échéant, jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

  1. Bénévolat

Le mandat d’un administrateur est à titre gratuit.

  1. Indemnisation

Tout administrateur peut être indemnisé des frais et dépenses engagés dans l’accomplissement de son mandat.

Il en est de même des frais et dépenses engagés à la suite de procédures judiciaires intentées contre lui en raison de gestes accomplis dans l’exercice de son mandat, sauf s’il a commis une fraude, s’il a été grossièrement négligent ou s’il a été volontairement aveugle par rapport à des actes fautifs.

Toute dépense devra avoir été autorisée au préalable par le bureau de direction.

  1. Conflit d’intérêt

Un administrateur ne doit en aucun cas se placer en situation de conflit d’intérêt envers l’Association des pêcheurs du Grand lac Saint-François.

S’il a des doutes sur une situation donnée, il doit en parler aux autres membres de son bureau de direction qui jugeront si ladite situation est conflictuelle avec les fonctions de l’administrateur.

Aussitôt qu’un administrateur est impliqué dans une décision où il pourrait être en conflit d’intérêt, il a le devoir de dévoiler cette situation afin de ne pas entraver sa capacité d’agir dans le meilleur intérêt de l’organisation.

L’administrateur doit déclarer tout autre emploi, relation professionnelle et ou personnelle, qui pourrait influencer sa capacité de décider et d’agir pour le meilleur intérêt de l’organisation.

De plus, l’administrateur se doit de respecter toutes les règles de gouvernance prévues aux lois.

  1. Fin du mandat

Le mandat d’un administrateur prend fin s’il ne respecte pas les conditions d’éligibilité ou s’il démissionne, en envoyant un avis écrit à cet effet, au secrétaire du bureau de direction

  1. Remplacement d’un administrateur

Le bureau de direction peut, pour combler une vacance, élire un autre administrateur pour la fin du terme.

  1. Destitution

Les membres peuvent, lors d’une assemblée, destituer un administrateur.

L’avis de convocation de l’assemblée doit indiquer les principales fautes reprochées, la sanction dont il est passible et la possibilité pour les membres d’élire un autre administrateur pour la fin du terme si la proposition de destitution est adoptée.

Lors de cette assemblée, on doit lui donner la possibilité d’être entendu.

  1. Validité des actes

L’irrégularité de l’élection d’un administrateur n’affecte pas la validité de ses actes et décisions

  1. Comités

Le bureau de direction peut créer des comités qu’il considère nécessaires, soit pour de la consultation, soit pour réaliser des projets et y nommer toute personne, qu’elle soit ou non administrateur de l’association.

Les pouvoirs de ces comités sont limités aux pouvoirs qui leurs sont délégués par le bureau de direction et ces comités ont accès à l’information que les directeurs déterminent.

Les membres de ces comités ont droit d’être indemnisés par l’association des frais et dépenses encourus dans l’exécution de leur mandat, le tout conformément aux dispositions des présents règlements.

Sous réserve de dispositions particulières applicables à un comité donné, les règles applicables aux réunions du bureau de direction s’appliquent, en y faisant les changements nécessaires, aux réunions de ces comités et le quorum aux réunions de ces comités est établi à la majorité des membres de ce comité.

 

CHAPITRE V

DIRIGEANTS

  1. Élection

Chaque année, les administrateurs élisent parmi eux un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire.

Un administrateur peut cumuler les postes de secrétaire et de trésorier.

À moins qu’ils démissionnent, les dirigeants sortants restent en fonction, le cas échéant, jusqu’à l’élection de leurs successeurs.

  1. Président

Le président veille à la bonne exécution des décisions de l’assemblée des membres et du bureau de direction, il voit à ce que chaque directeur s’occupe avec soin des devoirs de sa charge.

-Il dirige, coordonne et supervise les activités de l’association.

-Il préside les assemblées des membres et les réunions du bureau de direction.

-Il coordonne la convocation des assemblées.

-Il signe les procès-verbaux des assemblées, ainsi que les rapports financiers.

-Il est le principal représentant de l’association auprès des tiers. Si le président le désire, il peut déléguer un membre du bureau de direction pour représenter l’association auprès des tiers.

-Il doit assumer la tenue de ses dossiers.

-Il produit annuellement un rapport de ses activités, qui doit être présenté à l’assemblée annuelle.

-Il doit transmettre à son successeur toutes les propriétés de l’association qui étaient sous sa garde.

-Il a l’autorité pour signer les chèques pour payer toutes dépenses courantes, n’excédant pas $500,00, sans passer par le bureau de direction; par contre, il devra donner des explications lors d’une prochaine réunion du bureau de direction.

  1. Vice-président

-Le vice-président assiste le président dans ses fonctions.

-Il remplace le président et exerce tous ses pouvoirs en cas d’incapacité ou d’absence de ce dernier, par conséquent, il doit prendre connaissance de tous les dossiers. Il doit transmettre à son successeur toutes les propriétés de l’association qui étaient sous sa garde.

-Il peut aussi payer une dépense urgente et non planifiée, n’excédant pas 250$, sans passer par le bureau de direction. Mais il devra au préalable avoir contacté un autre officier ou directeur et avoir eu son consentement verbal; par contre, il devra donner des explications lors d’une prochaine réunion du bureau de direction.

  1. Secrétaire

-Le secrétaire administre la tenue des dossiers de l’association.

-Il convoque les assemblées des membres et les réunions du bureau de direction.

-Il rédige, lit et signe les procès-verbaux des assemblées et des réunions.

-Il tient un registre des présences des membres aux assemblées.

-Il prépare chaque année une liste des noms de tous les membres.

-Il tient un registre des demandes d’admission de nouveaux membres précisant la date de la demande, le nom du parrain avec son numéro de membre et tous autres attributs pertinents.

-Il rédige et expédie la correspondance dont il doit garder une copie dans les archives.

-Il classifie et conserve toutes les communications.

-Il a la garde de tous les documents de l’association. Il les conserve au siège de l’association.

-Il doit transmettre à son successeur toutes les propriétés de l’association qui étaient sous sa garde.

-Il peut aussi payer une dépense urgente et non planifiée, n’excédant pas 250$, sans passer par le bureau de direction. Mais il devra au préalable avoir contacté un autre officier ou directeur et avoir eu son consentement verbal; par contre, il devra donner des explications lors d’une prochaine réunion du bureau de direction.

  1. Trésorier

-Le trésorier s’occupe de l’administration financière de l’association.

-Il tient une comptabilité adéquate des revenus et des dépenses ainsi que de l’actif et du passif de l’association.

-Il reçoit, au nom de l’association, les sommes qui lui sont remises.

-Il les dépose, dans le compte de l’association, dans un établissement financier déterminé par le bureau de direction.

-Il fait tous les déboursés autorisés par le bureau de direction et effectue les paiements par chèques en conservant toutes les pièces justificatives.

-Il produit les états financiers.

-Il a la garde des fonds de l’association et des livres de comptabilité.

-Il fournit à l’assemblée des membres et du bureau de direction un compte exact des finances de l’association ainsi que des vérifications sur demande.

-Il expédie les états financiers avec la convocation de l’assemblée annuelle.

-Il présente annuellement aux membres les états financiers.

-Il présente les prévisions budgétaires pour la prochaine année avec la convocation de l’assemblée annuelle.

  1. -Il donne accès à ses livres à chaque assemblée.
  2. -Il doit assumer la tenue de ses dossiers.

-Il doit transmettre à son successeur toutes les propriétés de l’association qui étaient sous sa garde.

-Il peut aussi payer une dépense urgente et non planifiée, n’excédant pas 250$, sans passer par le bureau de direction. Mais il devra au préalable avoir contacté un autre officier ou directeur et avoir eu son consentement verbal; par contre, il devra donner des explications lors d’une prochaine réunion du bureau de direction.

  1. Autres administrateurs

-Ils coordonnent les activités de l’association.

-Ils sont les responsables des communications du bureau de direction envers les membres.

-Ils sont les administrateurs délégués aux différents comités.

-Ils doivent assumer la tenue de leurs dossiers.

-Ils doivent produire un rapport annuel de leurs activités (s’il y a lieu), qui doit être présenté à l’assemblée annuelle.

. Remplacement

Le bureau de direction peut remplacer un administrateur qui n’accomplit pas ses fonctions correctement.

Le bureau de direction donnera à l’administrateur l’occasion de faire valoir son point de vue avant de se prononcer et fera entériner la décision lors de la prochaine assemblée des membres.

Chapitre VI

Assemblée des membres

  1. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale des membres aura lieu à la date que le bureau de direction fixera chaque année, laquelle date devra être avant l’expiration des quatre (4) mois suivant la fin de l’année fiscale précédente. Cette assemblée aura lieu à l’endroit décidé par le bureau de direction.

  1. L’ordre du jour (assemblée générale)

Pour toute assemblée générale annuelle, l’ordre du jour doit contenir au minimum les items suivants :

  1. a) l’acceptation des rapports et compte rendu de la dernière assemblée générale;
  2. b) l’adoption des états financiers de l’expert-comptable ainsi que l’approbation du budget;
  3. c) l’approbation par l’assemblée générale des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
  4. d) le rapport du président et des divers comités
  5. e) l’élection ou la réélection des membres du bureau de direction.
  6. Assemblée extraordinaire

Une assemblée extraordinaire est convoquée à la demande :

– du bureau de direction;

– ou d’au moins vingt-cinq pour cent (25%) des membres réguliers, sur requête écrite présentée au secrétaire;

  1. Date, lieu et ordre du jour

Le bureau de direction fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour d’une assemblée.

Il n’y a pas d’affaires nouvelles dans l’ordre du jour d’une assemblée extraordinaire à moins que l’assemblée en convienne autrement.

  1. Convocation

Le secrétaire convoque une assemblée en envoyant, par courriel un avis au moins trente (30) jours avant la date prévue. L’avis peut aussi être remis en personne.

Un avis semblable peut aussi être envoyé par le site Facebook ou le site Internet de l’association et il pourra remplacer l’avis courriel.

– L’envoi doit contenir l’ordre du jour, le procès-verbal et tous les documents pertinents.

– La présence de 10% des membres réguliers couvre l’absence d’avis de convocation.

  1. Représentation

Le membre ne peut pas se faire représenter par quelqu’un à une assemblée et il ne peut voter par procuration.

  1. Quorum

Les membres présents à l’assemblée générale ou une assemblée extraordinaire dûment convoquée formeront quorum.

  1. Permanence du quorum

Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l’assemblée.

  1. Ajournement

Une assemblée de membres peut être ajournée de temps à autre par le vote de la majorité des membres alors présents. La reprise de l’assemblée ajournée a lieu au jour, à l’endroit et à l’heure déterminée par l’assemblée.

Un avis de la reprise de cette assemblée doit être envoyé dans les meilleurs délais aux membres de l’association par courriel.

Un avis semblable peut aussi être envoyé par le site Facebook ou le site Internet de l’association et il pourra remplacer l’avis courriel.

  1. Président et secrétaire d’assemblée

Le président et le secrétaire sont d’office président et secrétaire de toute assemblée. En cas d’absence de l’un ou l’autre, un remplaçant est élu.

Le président d’assemblée dirige l’assemblée et veille à son bon déroulement. Il a tous les pouvoirs nécessaires à cette fin.

  1. Procédures d’assemblée

Le président de l’assemblée dirige les délibérations et veille au bon déroulement de l’assemblée. Il établit d’une façon raisonnable et impartiale la procédure selon les règles habituellement suivies lors d’assemblées délibérantes. Il décide de toute question.

  1. Scrutateur

Le président de l’assemblée des membres peut nommer une ou des personnes pour y agir comme, lors d’un vote, que ces personnes soient ou non des membres de la corporation.

  1. Droit de vote

Chaque membre en règle a droit de vote.

Le président d’assemblée, n’a droit de vote qu’en cas d’égalité.

Décision des questions

Sauf s’il en est autrement prescrit par la Loi, ou par les lettres patentes, les questions soumises à l’assemblée des membres sont décidées à la majorité.

  1. Le vote

Le vote se fait à main levée à moins que le scrutin secret ne soit réclamé.

CHAPITRE VII

Réunion du bureau de direction

  1. Réunion

Toute réunion du bureau de direction est convoquée à la demande du président ou du secrétaire ou sur une demande écrite d’un administrateur dûment appuyée par un autre.

  1. Convocation

Le secrétaire convoque, dans un délai raisonnable, la réunion en avisant verbalement ou par courriel chaque administrateur.

  1. Réunion après l’assemblée annuelle

Lors de la suspension de l’assemblée annuelle des membres ou immédiatement après celle-ci, le nouveau bureau de direction peut tenir une réunion en l’absence d’avis de convocation.

  1. Conférence téléphonique

Une réunion peut avoir lieu au moyen d’une conférence téléphonique si la majorité des administrateurs y consentent.

  1. Représentation

Un directeur ne peut pas se faire représenter par quelqu’un d’autre à une réunion du bureau de direction.

  1. Quorum

Il faut cinq (5) directeurs présents en tout temps pour qu’il y ait quorum lors d’une réunion du bureau de direction.

  1. Président et secrétaire

Le président et le secrétaire sont d’office président et secrétaire de la réunion. En cas d’absence de l’un ou de l’autre, les membres élisent un administrateur pour occuper le poste.

  1. Président

Le président dirige la réunion et veille à son bon déroulement. Il a tous les pouvoirs nécessaires.

  1. Règles

Les Règles du Code de procédure des assemblées régissent la tenue de la réunion.

  1. Vote

Chaque administrateur a droit à un vote et il ne peut pas voter par procuration.

  1. Décision à la majorité

Sauf dispositions contraires, toute décision est prise à la majorité des voix exprimées.

  1. Ajournement

Les administrateurs peuvent ajourner une réunion. En cas d’ajournement pour plus de quarante-huit (48) heures, il faut aviser le plus tôt possible tous les administrateurs qui étaient absents lors de la décision d’ajournement, du moment et du lieu prévus pour la poursuite de la réunion.

CHAPITRE VIII

Dispositions financières

  1. Année financière

L’exercice financier de l’association se termine le trente et un (31) décembre de chaque année.

  1. Chèques et contrats

Le président, le secrétaire, le trésorier peuvent, conformément aux décisions du bureau de direction ou dans le cours ordinaire de l’administration de l’association, signer les effets de commerce ou les contrats au nom de l’association. Chaque document requiert la signature de deux (2) personnes.

3c. Expert-comptable

Les membres choisissent lors de chaque assemblée annuelle, un expert-comptable pour l’année suivante.